Hướng dẫn thay đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Trả lời Công văn số 3372/CT-TTHT ngày 18/4/2017 của Cục Thuế TP. HCM đề nghị hướng dẫn về việc biến đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để thanh toán bồi thường bảo hiểm,ngày 16/6/2017, Tổng cục Thuế đã có Công văn số 2627/TCT-DNL hướng dẫn cụ thể chi tiết về vụ việc này.

Xem thêm: Quý doanh nghiệp có nhu cầu cần tư vấn Cong ty dich vu ke toan tai quan 1 vui lòng liên hệ tại đây.

Tại khoản 1 và khoản 3 Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính quy định:

“1. Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, phân phối dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và cai trị bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung quy định tại Điều 6 Thông tư này.

Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: Xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

3. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:

a) Có sự đảm bảo đủ tin yêu về tính trọn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.

Tiêu chí đánh giá tính trọn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.

Auto Draft

b) Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết”.

Tại Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính quy định:

“1.Nguyên tắc chuyển đổi

Người bán hàng hóa được biến đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh xuất xứ xuất xứ hàng hóa hữu hình trong tiến trình lưu thông và chỉ được đổi khác một lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh xuất xứ xuất xử hàng hóa phải phân phối các quy định nêu tại khoản 2,3,4 vấn đề đó và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Người mua, người bán được thay đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để Ship hàng việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải cung cấp các quy định nêu tại khoản 2,3,4 vấn đề này.

2.Điều kiện

Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;

b) Có ký hiệu riêng chứng thực đã được biến hóa gừ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;

c) Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

3. Giá trị pháp lý của các hóa đơn điện tử chuyển đổi

Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn diện của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được biến đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của điều khoản về chuyển đổi chứng từ điện tử.

4. Ký hiệu riêng trên hóa đơn điện tử

Ký hiệu riêng trên hóa đơn biến đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: Dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn đổi khác và hóa đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HÓA ĐƠN biến đổi TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện biến hóa; thời gian thực hiện đổi khác.”

Căn cứ các quy định nêu trên, trường hợp khách hàng có nhu cầu chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để triển khai căn cứ thanh toán giao dịch tiền bồi thường bảo hiểm thì bệnh viện thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để cung cấp cho bệnh nhân (khách hàng). Hóa đơn điện tử biến đổi sang hóa đơn giấy phải cung ứng các điều kiện biến hóa theo quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính.