HỆ THỐNG NHÀ TRỌ AN BÌNH Sinh viên cảnh giác khi thuê trọ. Xem Ngay!
NHA TRO AN BINH LUA DAO
CẢNH GIÁC Xem Ngay!
Trong quá trình công tác, đặc biệt là với các công việc hàng ngày phải lưu trữ nhiều loại tài liệu nếu chúng ta không có giải pháp lưu trữ với các tài liệu nội bộ tốt rất dễ gây ra sự mất mát các tài liệu quan trọng, việc tìm kiếm trở nên khó khăn. Đôi khi thời gian dành cho việc tìm kiếm hồ sơ dài, cản trở quá trình làm việc, mất tập trung cho tiến độ công việc hiện tại.
Xem thêm công nghiệp
Bạn nghĩ thế nào nếu một công ty dịch vụ kế toán, công ty luật … nhưng để ngồi hàng giờ để chờ đợi cho người lao động để đi lục lọi hồ sơ của bạn trong một đống hỗn loạn của các hồ sơ?
Có lẽ bạn sẽ cảm thấy không thoải mái, phải không? Nhưng nếu bạn gặp những người không có kiên nhẫn, họ có thể bỏ về thay vì chờ đợi … và vì vậy công ty đã mất đi một khách hàng tiềm năng của họ.
Vì vậy, bạn không nên đánh giá thấp quá trình lưu trữ hồ sơ, vì nó cho thấy rõ ràng như thế nào phong cách làm việc của bạn. Sẽ không ai có thể đặt niềm tin vào một công ty cẩu thả, không có thứ tự và không biết làm thế nào để tổ chức.
Và đó là lý do tại sao bạn cần các kệ tủ hồ sơ
Tủ hồ sơ dùng để làm gì?
Các tủ hồ sơ với nhiều hình dạng, kích thước, chất liệu khác nhau sẽ được sử dụng cho các mục đích khác nhau.
Chúng tôi thường sử dụng các tủ hồ sơ cỡ lớn, nhiều tầng để chứa chất kết dính, các tài liệu hoặc sách của mình để giúp bảo vệ chúng tốt hơn. Việc bố trí gọn gàng của tài liệu sẽ giúp bạn dễ dàng tìm thấy chúng khi cần thiết. Vì vậy mà văn phòng của bạn sẽ được sạch sẽ, gọn gàng, môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.
Tại sao tủ hồ sơ tiết kiệm không gian?
Nếu chúng ta không sử dụng một tủ hồ sơ, lưu trữ hồ sơ cần thiết mà chúng ta chỉ cần đặt chúng trong một góc, trên bàn làm việc hoặc bất kỳ nơi đâu có thể để được … Về lâu dài, các hồ sơ nhiều hơn không gian cho chúng sẽ theo đó tăng lên.
Trong một căn phòng nơi mà xung quanh chỉ đầy đủ của hồ sơ,khiến khó khăn để di chuyển và mất thẩm mỹ và làm cho môi trường làm việc trở nên ngột ngạt hơn …
Xem thêm kệ siêu thị
Tủ hồ sơ với một kích thước cố định, có thể được đặt gần hoặc treo trên tường để giúp chúng không chiếm quá nhiều không gian, nhưng khả năng lưu trữ của chúng là rất lớn.
Một tủ hồ sơ trong văn phòng luôn là giải pháp tối ưu cho tiết kiệm không gian.
Với một tủ hồ sơ nhiều tầng, bạn có thể tận dụng để sắp xếp các hồ sơ trọng lượng bao nhiêu phụ thuộc vào sự sắp xếp của bạn. Sắp xếp như thế nào để có hiệu quả, chuyên nghiệp luôn luôn là một vấn đề quan tâm của dân văn phòng.
Cách sắp xếp tủ hồ sơ như thế nào để đạt được hiệu quả?
Đối với mỗi loại hình công ty, tùy thuộc vào bản chất của công việc sắp xếp đó tủ hồ sơ khác nhau. Chúng tôi đi qua một số cách lưu trữ hồ sơ thông thường:
1. Sắp xếp tủ theo thứ tự abc
Được sử dụng chủ yếu để ghi tên các cá nhân, phân loại theo thứ tự bảng chữ cái trên tập tin để chia chúng thành các nhóm nhỏ hơn. Cách phân loại này cho phép chúng tôi để nhanh chóng xác định tên của khách hàng, nhưng đối với những khách hàng có cùng tên có thể gây hiểu nhầm.
2. Sắp xếp tủ theo số, theo thời gian:
Theo trình tự thời gian, chúng ta có thể đánh bại số serial trên các hồ sơ và lưu trữ chúng theo thứ tự đặt ra của mình. Mỗi hồ sơ sẽ có một con số riêng biệt trên trang bìa, đặt mã số cho mỗi hồ sơ sẽ tuân theo luật riêng của chúng, có thể theo ngày hoặc mã vùng …
3. Sắp xếp tủ theo chủ đề:
Được thay đổi từ phương pháp đặt theo bảng chữ cái, chữ cái, đối với những hồ sơ mà chia sẻ một chủ đề cụ thể, chúng tôi sẽ tập hợp chúng lại với nhau, chẳng hạn như bảo hiểm, bất động sản … mỗi tên sẽ được phân loại và lưu trữ ở những nơi khác nhau.
4. Sắp xếp theo vị trí địa lý:
Sử dụng phương pháp địa lý xác định, các hồ sơ sẽ được phân loại theo từng khu vực, địa điểm khác nhau. Chúng có thể được phân loại theo các thành phố như Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Hải Phòng …. hoặc ở mỗi huyện, xã, phường …
5. Sắp xếp cho mỗi bộ phận quản lý :
Phương pháp này để phân loại các tài liệu của các phòng ban khác nhau mỗi trong cùng một cơ quan, chúng tôi sẽ thu thập tất cả các tài liệu liên quan của từng bộ phận để cùng một vị trí, chẳng hạn như các bộ phận kế toán, bộ phận nhân sự, phòng kinh doanh …
Xem thêm Trưng bày hàng trên kệ siêu thị thế nào?
Deal Hot
